Konfigurasjon dokumenthåndtering
Delarkiv
Delarkiv kan sammenlignes med et arkiv-skap.
På øverste nivå finnes skuffer, som tilsvarer mapper i delarkivet.
I hver skuff kan man legge mapper. I hver av disse mappene kan man lage nye mapper og / eller dokument.
På hvert nivå kan man angi standard-verdier og tilgangskontroll. Dette kan videre defineres for hvert enkelt dokument.
Det er definert følgende delarkiv under installasjon:
- ADM: Administrasjon/Fellesarkiv
- IK: Internkontroll
- PERS: Personal
- PRSJ: Prosjekt
- TILB: Tilbud
Du kan opprette nye delarkiv etter behov.
Delarkivet Administrasjon/Fellesarkiv
Delarkivet Administrasjon/Fellesarkiv benyttes til de saker (mapper og dokument) som ikke er plassert i de andre arkivene.
Delarkivet Internkontroll
Delarkivet Internkontroll benyttes til å bygge opp internkontroll-systemet. Ferdige dokumenter kan distribueres til utemodul / mobile enheter.
Delarkivet Personal
Delarkivet Personal benyttes til saker (mapper og dokument) som har med personal å gjøre.
Dette delarkivet må ha en egnet tilgangskontroll, slik det er vist under. Kun personell som behandler person-sensitive opplysninger skal ha tildelt rollen Personal
Hva når flere trenger tilgang til deler av personalarkivet?
Delarkivet Prosjekt
Delarkivet Tilbud
Standardmapper
Du finner standardmapper under Konfigurasjon -> Standardmapper
Standardmapper benyttes til å opprette en standard mappestruktur for dokumenter og epost. Når standardmapper er definert vil de bli benyttet uten flere spørsmål.
Alle settinger tas med, som f.eks. tilgangskontroll.
Du kan legge inn dokument og epost i standard mappestruktur. Disse vil bli kopiert ved opprettelse av standardmapper.
Eks. Standardmapper ansatt
Hovedmappen under ansatt kan være satt opp med relativt åpen tilgang:
Undermappen "Personal" kan settes opp med mye strengere tilgang:
Idéer til standard-mapper
Modul | Mapper |
---|---|
Ansatt | Personal |
Kunde | Samarbeid
Økonomi |
Prosjekt | Avvik
Kalkyle Kontrakt Korrespondanse Tegninger UE Økonomi |
Tilbud | Kalkyle
Korrespondanse Tegninger UE |
Konfigurasjon kalkyle
Konfigurasjon kalkyle består av flere oppgaver.
- Utarbeide kalkylemal
- Standardmapper
- Konfigurasjon nøkkelord
- ArkivMappeProsjektKalkyle = Mappen som er definert i standardmapper. Dersom tom skal kalkyler ligge i rot-mappen.
- ArkivMappeTilbudKalkyle = Mappen som er definert i standardmapper. Dersom tom skal kalkyler ligge i rot-mappen.
- DokumentKalkyle = Navnet på dokumentmalen som benyttes for å lage kalkyle.