Dokumenthåndtering

Oversikt dokumenthåndtering

Før du kan benytte dokumenthåndteringen må arbeidsstasjonen være forberedt: Klargjøre arbeidsstasjon

NB! Her må skrives om prosessen, og hvordan den er forskjellig fra å bare ta opp en tekstbehandler og skrive i vei.

Hvor kan dokument opprettes og behandles?

Dokument kan er knyttet til mange objekter i Entreprenør. F.eks:

• Kunde
• Tilbud
• Prosjekt
• Avvik

Opprette og redigere dokument

F.eks inne på prosjekt under fanen Dokument

Trykk og du får opp dialogen:

Velg mal og trykk .

Du får opp dokumentbeskrivelsen til det nye dokumentet:

Trykk for å redigere innholdet i dokumentet.

Når du er ferdig med å redigere dokumentet, lagrer du og lukker dokumentet i eksempelvis LibreOffice. Dette vil lagre en midlertidig kopi på serveren. Skjermbildet i Entreprenør vil se slik ut:

Trykk for å lagre endringene i databasen.

Eller trykk for å slette de midlertidige filene og forkaste alle endringer.

Oppdatere vareregister i regneark

Benyttes dersom du har en kalkyle eller et annet regneark hvor du ønsker en oppdatert vareliste.

Inne på dokumentet, trekke ned mere-menyen og velg "Oppdater varerergister i regneark". Et nytt ark "Varer" vil bli opprettet/oppdatert med aktive varer fra vareregisteret.

Ferdigstilling av dokument

ferdigstiller dokumentet.

Ferdigstilling innebærer:

• Påføring av ferdigdato, kassasjonsdato, journalnummer og journalår
• Oppdatere felter i dokumentet.
• Konvertere til PDF.

Oversikt over åpne dokumenter / Feilsøking

Under menyvalget "Konfigurasjon | Åpne dokumenter" kan administrator se hvilke dokumenter som er åpnet for redigering.

Herfra kan administrator:

• Åpne dokumentet ved å klikke på linken. NB! Merk at dersom eventuelle endringer og lagring vil overskrive endringer som opprinnelig forfatter har gjort, samt forhindre at opprinnelig forfatter får lagret sine endringer!
• Dokument kan fjernes fra oversikten, samt slette midlertidige filer ved å merke dokumentet og trykke

Opplasting av mange dokument - Dra og slipp

Inne i alle dokumentmapper finnes funksjonalitet for å laste opp (mange) dokumenter:

Forberedelser

Du må velge status:

Du må finne dokumenter med enten

eller slippe dokumenter på

Resultatet vil ligne på:

Opplasting

Dersom nøkkelordet er satt starter opplastingen automatisk. Hvis ikke må du trykke på laster opp filene og oppretter et dokument for hver fil.

Resultatet av opplastingen vil ligne på:

Hva kan lastes opp

Hva	Hvordan	Obs
Dokument/Filer, de fleste formater. Inntil 100MB.	Søk fram dokument/fil med en utforsker slippes i slipp-sonen
Outlook	Vedlegg fra epost slippes i slipp-sonen	Du må ha et tillegg installert i Outlook som lagrer mdilertidig til disk. Installere tillegg til Outlook
Thunderbird	Vedlegg slippes i slipp-sonen.	Ekstern epost må være konfigurert. Du må være logget på med samme konto i både Entreprenør og Thunderbird. Må slippe en av gangen.

Opplasting av epost - Dra og slipp

Inne i alle epostmapper finnes funksjonalitet for å laste opp epost:

Hvilke epost-typer kan lastes opp

Hva	Hvordan	Obs
Filer av typene eml og msg	Lagre epost til disk, deretter slippes de i slipp-sonen	msg format er uten formattering.
Outlook	Epost slippes i slipp-sonen	Du må ha et tillegg installert i Outlook som lagrer mdilertidig til disk. Installere tillegg til Outlook Epost mister formattering.
Thunderbird	Epost slippes i slipp-sonen.	Ekstern epost må være konfigurert. Du må være logget på med samme konto i både Entreprenør og Thunderbird. Epost må legges til en av gangen. Thunderbird

Feilsøke opplastingsproblemer

Flytte dokument

Dokument kan flyttes fra en mappe til en annen mappe. Du finner menyvalget inne på dokumentet:

Du får opp en dialogboks med alle aktive mapper som du har tilgang i hele databasen, i alle delarkiv. Benytt søk for å begrense utvalget.

Slette dokument

Det er 2 måter å slette dokument.

1. Sette status til 8. forkastet (for dokument med status < 8). Deretter slette dokumentet.
2. Når du har rollen "Arkiv" kan dokumentet alltid slettes.

Kopiere kalkyle til prosjekt

Kalkyler kan kopieres fra tilbud til prosjekt på følgende måte:

Åpne kalkylen, åpne mere-menyen og velg "Kopier til prosjekt"

I dialogen som spretter opp velger du prosjekt og om kalkylen skal være Tilleggskalkyle eller kalkyle.

Videoklipp kan ses her

Oppdatere standardmapper på kunde, tilbud, prosjekt eller ansatt

Åpne fanen "Dokumentbehandling", trykk mere-menyen og velg oppdater med standardmapper.

Flytte mappe

Åpne ønsket mappe, trykk mere-menyen og velg "Flytt hele mappen"

NB! Alle undermapper følger med

Kopiere mappe

Åpne ønsket mappe, trykk mere-menyen og velg "Kopier hele mappen med under mapper og dokument"

NB! Alle gyldige dokument, epost i mappen og alle undermapper følger med.

Slette mappe

Det finnes ikke eget menyvalg for å slette mapper.

Tomme mapper slettes automatisk ved ferdigstilling.

Ferdigstill mappe ved å trekke ned mere-menyen:

og velge