Dokumenthåndtering
Før du kan benytte dokumenthåndteringen må arbeidsstasjonen være forberedt: Klargjøre arbeidsstasjon
NB! Her må skrives om prosessen, og hvordan den er forskjellig fra å bare ta opp en tekstbehandler og skrive i vei.
Hvor kan dokument opprettes og behandles?
Dokument kan er knyttet til mange objekter i Entreprenør. F.eks:
- Kunde
- Tilbud
- Prosjekt
- Avvik
Opprette og redigere dokument
F.eks inne på prosjekt under fanen Dokument
Trykk 
og du får opp dialogen:
Velg mal og trykk 
.
Du får opp dokumentbeskrivelsen til det nye dokumentet:
Trykk 
for å redigere innholdet i dokumentet.
Når du er ferdig med å redigere dokumentet, lagrer du og lukker dokumentet i eksempelvis LibreOffice. Dette vil lagre en midlertidig kopi på serveren. Skjermbildet i Entreprenør vil se slik ut:
Trykk 
for å lagre endringene i databasen.
Eller trykk 
for å slette de midlertidige filene og forkaste alle endringer.
Oppdatere vareregister i regneark
Benyttes dersom du har en kalkyle eller et annet regneark hvor du ønsker en oppdatert vareliste.
Inne på dokumentet, trekke ned mere-menyen og velg "Oppdater varerergister i regneark". Et nytt ark "Varer" vil bli opprettet/oppdatert med aktive varer fra vareregisteret.
Ferdigstilling av dokument
ferdigstiller dokumentet.
Ferdigstilling innebærer:
- Påføring av ferdigdato, kassasjonsdato, journalnummer og journalår
- Oppdatere felter i dokumentet.
- Konvertere til PDF.
Oversikt over åpne dokumenter / Feilsøking
Under menyvalget "Konfigurasjon | Åpne dokumenter" kan administrator se hvilke dokumenter som er åpnet for redigering.
Herfra kan administrator:
- Åpne dokumentet ved å klikke på linken. NB! Merk at dersom eventuelle endringer og lagring vil overskrive endringer som opprinnelig forfatter har gjort, samt forhindre at opprinnelig forfatter får lagret sine endringer!
- Dokument kan fjernes fra oversikten, samt slette midlertidige filer ved å merke dokumentet og trykke
Opplasting av mange dokument - Dra og slipp
Inne i alle dokumentmapper finnes funksjonalitet for å laste opp (mange) dokumenter:
Forberedelser
Du må velge status:
Du må finne dokumenter med enten
eller slippe dokumenter på
Resultatet vil ligne på:
Opplasting
Dersom nøkkelordet 
er satt starter opplastingen automatisk. Hvis ikke må du trykke på 
laster opp filene og oppretter et dokument for hver fil.
Resultatet av opplastingen vil ligne på:
Hva kan lastes opp
| Hva | Hvordan | Obs |
|---|---|---|
| Dokument/Filer, de fleste formater. Inntil 100MB. | Søk fram dokument/fil med en utforsker slippes i slipp-sonen | |
| Outlook | Vedlegg fra epost slippes i slipp-sonen |
|
| Thunderbird | Vedlegg slippes i slipp-sonen. |
|
Opplasting av epost - Dra og slipp
Inne i alle epostmapper finnes funksjonalitet for å laste opp epost:
Hvilke epost-typer kan lastes opp
| Hva | Hvordan | Obs |
|---|---|---|
| Filer av typene eml og msg | Lagre epost til disk, deretter slippes de i slipp-sonen | msg format er uten formattering. |
| Outlook | Epost slippes i slipp-sonen |
|
| Thunderbird | Epost slippes i slipp-sonen. |
|
Flytte dokument
Dokument kan flyttes fra en mappe til en annen mappe. Du finner menyvalget inne på dokumentet:
Du får opp en dialogboks med alle aktive mapper som du har tilgang i hele databasen, i alle delarkiv. Benytt søk for å begrense utvalget.
Slette dokument
Det er 2 måter å slette dokument.
- Sette status til 8. forkastet (for dokument med status < 8). Deretter slette dokumentet.
- Når du har rollen "Arkiv" kan dokumentet alltid slettes.
Kopiere kalkyle til prosjekt
Kalkyler kan kopieres fra tilbud til prosjekt på følgende måte:
Åpne kalkylen, åpne mere-menyen og velg "Kopier til prosjekt"
I dialogen som spretter opp velger du prosjekt og om kalkylen skal være Tilleggskalkyle eller kalkyle.
Oppdatere standardmapper på kunde, tilbud, prosjekt eller ansatt
Åpne fanen "Dokumentbehandling", trykk mere-menyen og velg oppdater med standardmapper.
Flytte mappe
Åpne ønsket mappe, trykk mere-menyen og velg "Flytt hele mappen"
NB! Alle undermapper følger med
Kopiere mappe
Åpne ønsket mappe, trykk mere-menyen og velg "Kopier hele mappen med under mapper og dokument"
NB! Alle gyldige dokument, epost i mappen og alle undermapper følger med.
Slette mappe
Det finnes ikke eget menyvalg for å slette mapper.
Tomme mapper slettes automatisk ved ferdigstilling.
Ferdigstill mappe ved å trekke ned mere-menyen:
og velge 
