Dokumentkonfigurasjon

Dokumentkonfigurasjon (configDocument)

Denne siden beskriver hvordan du konfigurerer dokumentrelaterte innstillinger i Padmin under menyvalget Konfigurasjon → Dokument.

Arbeidsflyt (anbefalt)

1. Sikre delarkiv – bruk knappen Sikre at standard delarkiv finnes for å opprette nødvendige delarkiv og tilhørende tilgangsgrupper.
2. Sikre arkivkoder – bruk knappen Sikre at standard arkivkoder finnes for å etablere et godt utgangspunkt.
3. Rediger tilgangsgrupper – vedlikehold medlemmer og grupper som brukes i rettighetsstyring. Se også Bruker-/gruppevedlikehold.

Merk: Det er ikke mulig å tildele rettigheter direkte til enkeltpersoner; all tildeling skjer til tilgangsgrupper. Medlemmene i en tilgangsgruppe kan derimot være enkeltpersoner eller grupper fra Konfigurasjon → Bruker (Spring Security).

---

Forutsetninger og roller

For å se og bruke menyen trenger du rettigheter til Konfigurasjon (ROLE_BASE_CONFIGURATION). Enkelte funksjoner kan i tillegg kreve andre roller (f.eks. generell dokumenttilgang via ROLE_DOCUMENT).

Navigasjon

1. Åpne sidepanelet.
2. Velg Konfigurasjon.
3. Klikk på Dokument.
4. Velg ønsket undermeny: Delarkiv, Arkivkode, Tilgangsgruppe, Tilgangsrettigheter eller Dokumentmal.

Delarkiv (archiveSub)

Formål: Definerer overordnede deler (delarkiv) som dokumenter og mapper organiseres under. Brukes for struktur, tilgangsarv og filtrering.

Viktige funksjoner:

• Sikre at standard delarkiv finnes: Oppretter delarkiv som systemet trenger. Sørger også for at en Tilgangsgruppe finnes for hvert relevante delarkiv.

Typiske oppgaver:

• Opprette/redigere/slette delarkiv
• Angi om et delarkiv er aktivt og ev. rekkefølge/visning
• Knytte standard Tilgangsgrupper for arv til underliggende innhold

Relasjoner:

• Arkivkoder legges normalt under et valgt delarkiv
• Tilganger kan arves fra delarkiv ned til mapper/dokumenter

Arkivkode (archiveCode)

Formål: Klassifiseringskoder (arkivkoder) som brukes ved opprettelse/organisering av mapper og for søk/filtrering.

Viktige funksjoner:

• Sikre at standard arkivkoder finnes: Oppretter et grunnlag av anbefalte arkivkoder.

Typiske oppgaver:

• Opprette/redigere/slette arkivkoder
• Knytte arkivkode til relevant Delarkiv
• Sette metadata (beskrivelse, gyldighet, ev. kassasjonsregel/automatisk nummerering der aktuelt)

Relasjoner:

• Arver ofte tilgang fra tilknyttet Delarkiv
• Kan brukes som grunnlag for standardmaler eller arbeidsflyt

Tilgangsgruppe (accessGroup)

Formål: Samle brukere/roller i grupper som tildeles tilgang til dokumentressurser.

Viktig prinsipp:

• All rettighetstildeling skjer til tilgangsgrupper (ikke direkte til enkeltpersoner). Medlemmer i en tilgangsgruppe kan være enkeltpersoner eller grupper slik de er definert under Konfigurasjon → Bruker (Spring Security). Se også Padmin:user_maintenance_nb.

Typiske oppgaver:

• Opprette/redigere/slette tilgangsgrupper
• Legge til/fjerne medlemmer (brukere eller grupper)
• Knytte grupper til Delarkiv, Arkivkode og/eller Dokumentmal

Beste praksis:

• Bruk grupper fremfor enkeltbrukere for enklere vedlikehold
• Ha separate grupper for lesing, skriving og administrasjon der det passer

Tilgangsrettigheter (accessPermission)

Formål: Detaljert styring av rettigheter for en tilgangsgruppe på en gitt ressurs.

• Ressurser: Delarkiv, mapper (arkivmapper) og dokumenter.
• Rettighetsnivåer: Lese, Skrive (skrive, slette) og Administrator (endre hvem som har hvilke rettigheter).
• Hvor redigeres rettigheter? Under delarkiv, mapper og dokument.
• Oversikten viser hvilke rettigheter som er gitt og til hvilken ressurs.

Tips:

• Start restriktivt og åpne gradvis ved behov
• Dokumenter avvik fra standardarv slik at teamet forstår hvorfor

Dokumentmal (documentTemplate)

Formål: Opprette og vedlikeholde maler som forenkler opprettelse av nye dokumenter, sikrer konsistens og forhåndsutfyller innhold/metadata.

Typiske oppgaver:

• Opprette/redigere/slette maler
• Definere plassholdere/variabler og standardmetadata
• Knytte maler til relevante Arkivkoder og Tilgangsgrupper
• Aktivere/deaktivere maler for bruk i produksjon

Anbefalinger:

• Gi maler tydelige navn og beskrivelser
• Test maler i begrenset omfang før bred utrulling

Redigere dokumentmaler

Foreslått detaljert arbeidsflyt

1. Sikre Delarkiv med Sikre at standard delarkiv finnes. Se Delarkiv.
2. Sikre Arkivkoder med Sikre at standard arkivkoder finnes. Se Arkivkode.
3. Opprett/vedlikehold Tilgangsgrupper som speiler ønskede ansvarsområder. Se Tilgangsgruppe og Padmin:user_maintenance_nb.
4. Tildel Tilgangsrettigheter på riktig nivå (delarkiv/mappe/dokument) til gruppene. Se Tilgangsrettigheter.
5. Lag ev. Dokumentmaler og knytt dem til relevante koder/grupper. Se Dokumentmal.
6. Test med en pilotbruker og verifiser at tilgang og malvalg fungerer som forventet.

Feilsøking

• Mangler et menyvalg? – Kontroller at brukeren har nødvendige roller (minst Konfigurasjon).
• Får ikke tilgang til mappe/dokument? – Sjekk arv: Delarkiv → Arkivkode → (Mappe/Dokument) og at gruppen har riktig rettighet.
• Feil mal vises/vises ikke? – Bekreft at malen er aktiv og knyttet til korrekt Arkivkode og/eller Delarkiv.

Se også

• Bruker- og gruppevedlikehold
• Dokumenter (brukerveiledning)
• Klassifisering og mappestruktur

Endringslogg

• 2026-06-24: Oppdatert terminologi (Delarkiv), arbeidsflyt, prinsipper og knappebeskrivelser.