ENT:Konfigurasjon inngående faktura
Nøkkelord
Benytt FaktInngBestillingsReferanse for automatisert tolkning av inngående faktura. Ved opprettelse av nye prosjekter benyttes denne teksten sammen med prosjektnummeret til å definere en unik referanse til hvert enkelt prosjekt. Eks.:
- FaktInngBestillingsReferanse = REF
- Prosjektnummer = 1234
- Unik referanse blir da: REF-1234
- Dersom din leverandør legger teksten REF-1234 i overskriften eller teksten vil Entreprenør automatisk kontere den inngående faktura på riktig prosjekt.
FaktInngStatus definerer gyldige statuser. Merk at nummereringen må bestå.
Benytt FaktInngVidereFaktureres for å defineretekster som beskriver viderefakturering. Merk at hver linje består av en beskrivelse og en kode, delt med |. Kodene må ikke endres.
Benytt nøkkelordene FaktInngOvf... til å bestemme systemets adferd ved sammenstilling og overføring til regnskap.
FUOMottaker angir hvor Entreperenør foreslår å sende epost med overføringsfiler.
Nøkkelordet OvfStatus angir gyldige statuser for overføringsdokumenter.
Agenter og definisjon av inngående epost
Definer Entreprenør som en Mail-In database. La settingen "Internet message storage" stå på "No Preference"
Påse at agenten MailInCheck er aktivert. Denne er normalt slått på.
Påse at konfigurasjon er riktig mht nøkkelordene:
- RunAgents
- RunAgentsOn
Automatisk import av inngående faktura fra regnskap
Importen fungerer ved at ønskede regnskapsposter blir overført på epost til Entreprenør. Entreprenør behandler overførte regnskapsposter under natt-kjøring.
Krav til overføring:
- Epost-mottaker er definert i avsnittet "Agenter og definisjon av inngående epost"
- Nøkkelordet FaktInngImportRun må være aktivert:
- Overskrift i eposten som inneholder regnskapspostene er definert i :
- Alle data skal være lagret i vedlegget definert i :
Vedlegg med poster for import
Vedleggets innehold:
Andre krav:
- Benytt angitt stavemåte og store/små bokstaver.
- Alle tall / tekst er omsluttet av anførselstegn
- Tegnsett = windows-1252
- Felt-separator = ; (semikolon)
- Tall kan benytte komma eller punktum som desimal-skilletegn. Tusen-skilletegn skal ikke benyttes.
Regnskapsposter
Felter i angitt rekkefølge:
- Kontonummer
- Prosjektnummer
- ikke benyttet
- Leverandørnummer
- Bilagsdato
- ikke benyttet
- ikke benyttet
- nettobeløp
- mva-beløp
- Fakturanummer
- Bilagsnummer
- Bilagsløpenummer
- Løpenummer
Løpenummer blir plassert i Entreprenørs felt for "Bilagsnummer".
Regnskapspostene benyttes og plasseres etter følgende regler:
- Konto må være "1. Aktiv"
- Konto må være knyttet til en kostnadsgruppe
- Kombinasjonen "Bilagsnummer"-"Bilagsløpenummer" må være unik, og blir plassert i Entreprenørs "Ekstern nøkkel"
Kontoplan
Felter i angitt rekkefølge:
- Kontonummer
- Beskrivelse
Alle poster blir importert. Eventuelle nye blir opprettet. Nye poster blir satt til status "9. Ferdig"
Se også: Vedlikeholde kontoplan
Importerte poster må importeres en gang til etter endring av kontoplan.
Prosjekt
Felter i angitt rekkefølge:
- Beskrivelse
- Prosjektnummer
Prosjekter som ikke finnes blir forkastet.
Prosjektbeskrivelse oppdateres.
Leverandører
Felter i angitt rekkefølge:
- Leverandørnummer
- Leverandørnavn
Nye leverandører blir opprettet.
Endrede navn blir oppdatert.
Manuell innlegging av import-data
Gå til "Faktura -> Inngående faktura"
Registrer en ny: