ENT:Konfigurasjon inngående faktura

Nøkkelord

Benytt FaktInngBestillingsReferanse for automatisert tolkning av inngående faktura. Ved opprettelse av nye prosjekter benyttes denne teksten sammen med prosjektnummeret til å definere en unik referanse til hvert enkelt prosjekt. Eks.:

• FaktInngBestillingsReferanse = REF
• Prosjektnummer = 1234
• Unik referanse blir da: REF-1234
• Dersom din leverandør legger teksten REF-1234 i overskriften eller teksten vil Entreprenør automatisk kontere den inngående faktura på riktig prosjekt.

FaktInngStatus definerer gyldige statuser. Merk at nummereringen må bestå.

Benytt FaktInngVidereFaktureres for å defineretekster som beskriver viderefakturering. Merk at hver linje består av en beskrivelse og en kode, delt med |. Kodene må ikke endres.

Benytt nøkkelordene FaktInngOvf... til å bestemme systemets adferd ved sammenstilling og overføring til regnskap.

FUOMottaker angir hvor Entreperenør foreslår å sende epost med overføringsfiler.

Nøkkelordet OvfStatus angir gyldige statuser for overføringsdokumenter.

Agenter og definisjon av inngående epost

Definer Entreprenør som en Mail-In database. La settingen "Internet message storage" stå på "No Preference"

Påse at agenten MailInCheck er aktivert. Denne er normalt slått på.

Påse at konfigurasjon er riktig mht nøkkelordene:

• RunAgents
• RunAgentsOn

Automatisk import av inngående faktura fra regnskap

Importen fungerer ved at ønskede regnskapsposter blir overført på epost til Entreprenør. Entreprenør behandler overførte regnskapsposter under natt-kjøring.

Krav til overføring:

• Epost-mottaker er definert i avsnittet "Agenter og definisjon av inngående epost"
• Nøkkelordet FaktInngImportRun må være aktivert:
• Overskrift i eposten som inneholder regnskapspostene er definert i :
• Alle data skal være lagret i vedlegget definert i :

Vedlegg med poster for import

Vedleggets innehold:

• Regnskapsposter:
• Kontoplan:
• Prosjekt:
• Leverandører:

Andre krav:

• Benytt angitt stavemåte og store/små bokstaver.
• Alle tall / tekst er omsluttet av anførselstegn
• Tegnsett = windows-1252
• Felt-separator = ; (semikolon)
• Tall kan benytte komma eller punktum som desimal-skilletegn. Tusen-skilletegn skal ikke benyttes.

Regnskapsposter

Felter i angitt rekkefølge:

• Kontonummer
• Prosjektnummer
• ikke benyttet
• Leverandørnummer
• Bilagsdato
• ikke benyttet
• ikke benyttet
• nettobeløp
• mva-beløp
• Fakturanummer
• Bilagsnummer
• Bilagsløpenummer
• Løpenummer

Løpenummer blir plassert i Entreprenørs felt for "Bilagsnummer".

Regnskapspostene benyttes og plasseres etter følgende regler:

• Konto må være "1. Aktiv"
• Konto må være knyttet til en kostnadsgruppe
• Kombinasjonen "Bilagsnummer"-"Bilagsløpenummer" må være unik, og blir plassert i Entreprenørs "Ekstern nøkkel"

Kontoplan

Felter i angitt rekkefølge:

• Kontonummer
• Beskrivelse

Alle poster blir importert. Eventuelle nye blir opprettet. Nye poster blir satt til status "9. Ferdig"

Prosjekt

Felter i angitt rekkefølge:

• Beskrivelse
• Prosjektnummer

Prosjekter som ikke finnes blir forkastet.

Prosjektbeskrivelse oppdateres.

Leverandører

Felter i angitt rekkefølge:

• Leverandørnummer
• Leverandørnavn

Nye leverandører blir opprettet.

Endrede navn blir oppdatert.