Dokumentmaler

Forberedelser: Klargjøre_arbeidsstasjon_for_dokumentredigering

Dokumentmaloversikt

Dokumentmaloversikten inneholder alle dine gyldige dokumentmaler.

Dokumentmal

Kalkylemal kan se slik ut:

Mal-typer defineres i nøkkelord:

Legg merke til nøkkelordet "DokumentTypeOppdatereDB". Entreprenør henter data fra regnearkmaler av av denne typen, slik beskrevet senere i dette dokument.

Entreprenør har anledning til å overføre data fra databasen til dokumentene slik at de er helt eller delvis forhåndsutfylt. Tilpasning av dokumentmaler innebærer i hovedsak å erstatte faste data med felter fra databasen.

Dette gjøres noe forskjellig avhengig av hvilken type dokumentbehandler du benytter.

Entreprenør støtter følgende formater:

• ods: regneark i open document format, som kan redigeres med f.eks. OpenOffice Calc eller LibreOffice Calc.
• odt: tekst-dokument i open document format, som kan redigeres med f.eks. OpenOffice Writer eller LibreOffice Writer.
• xlsx: regneark i nyere Microsoft format, som kan redigeres med f.eks. Microsoft Excel.
• docx: tekst-dokument i nyere Mircosoft format, som kan redigeres med f.eks. Microsoft Word.

Andre formater kan benyttes, men da uten overføring av data mellom Entreprenør og dokumentet.

Regnearkmaler

NB! Den følgende beskrivelsen er generell, men alle eksemplene er laget med LibreOffice Calc. Et eget kapittel beskriver hvordan dette gjøres annerledes i MS Excel.

Den følgende beskrivelsen bygger på følgende mal: Fil:Kalkyle.ods

Entreprenør overfører en rekke felter fra databasen til regnearket "Utveksling" i arbeidsboken. I Kolonne A står feltnavnet, i Kolonne B står verdi / formel. Du kan hvorsomhelst i regnearket hente disse feltene i formler. Eks. Du skal vise kunde-navnet i kalkyle. Formel: =eKunde

Følgende felt overføres fra regnearket til databasen ved lagring:

• eTimetall
• eDB
• eTimelonn
• eKostnadGruppe1
• eKostnadGruppe2
• eKostnadGruppe3
• eKostnadGruppe4
• eKostnadGruppe5

Videre overføres postene fra regnearket til beskrivelsen på tilbud / prosjekt. Dette forutsetter at post-listen ser slik ut:

Legg merke til at utvidet beskrivelse ligger ute til høyre, normalt utenfor synsfelt.

I konfigurasjonen finner vi igjen følgende settinger som påvirker dette:

• DokumentKalkBeskArk = Kalkyle -> Beskrivelsen ligger på regnearket som heter "Kalkyle"
• DokumentKalkBeskKol = 9 -> Kolonnen "post" er den 9. kolonnen i regnearket, deretter følger kode, beskrivelse, enhet, mengde og pris i den rekkefølgen og uten tomme kolonner.
• DokumentKalkBeskRad = 9 -> I den 9. raden skal entreprenør begynne å søke etter nøkkelordet "Post", i den kolonnen som er angitt over. Alle påfølgende rader vil bli overført dersom det finnes en beskrivelse". Overføringen slutter når nøkkelordet "Sum" treffes.
• DokumentKalkUtvidetBeskKol = 19 -> i denne kolonnen, på samme rad som resten av posten hentes den utvidede beskrivelsen. Dersom den utvidede beskrivelsen inneholder flere linjer skilles disse med linjene med .

Vi legger opp til at arket "Kalkyle" benyttes til å stille opp kostnadsbildet ved siden av inntektsbildet.

Når regnearket begynner å bli ferdig er det viktig å ta vare på formlene:

Det enkleste er å beregne verdiene i arket "Kalkyle" og kun benytte henvisning fra arket "Utveksling"

Innimellom blir arket "Utveksling" ubrukelig, for eksempel ved at systemet tolker innholdet til å være mer enn 100.000 rader og blir dermed uholdbart tregt. Da sletter man rett og slett arket "Utveksling" og lar systemet gjenopprette dette arket.

Underkalkyle

Her er et eksempel på underkalkyle:

• Øverste rad overføres til sine respektive deler av kalkyle-fanen
• C24-C29 benyttes for utvidet beskrivelse
• C34 slår sammen tekstene i C24-C29 til et overførbart format

Tekst-dokumentmaler

NB! Den følgende beskrivelsen er generell, men alle eksemplene er laget med LibreOffice Writer. Et eget kapittel beskriver hvordan dette gjøres annerledes i MS Word.

Den følgende beskrivelsen bygger på følgende mal: Fil:Brev.odt

Entreprenør overfører en rekke felter fra databasen til tekst-dokumentet. Du kan hvorsomhelst i dokumentet sette inn disse verdiene.

Eks. Du skal tiltale kontakt-personen i brevet. Sett markøren på ønsket plass i dokumentet. Velg i menyen "Sett inn -> Felt -> Andre felt" (eller trykk CTRL+F2). Du får opp en dialogboks som ligner på denne:

Velg fanen "Dokumentinformasjon" og åpne fliken "Tilpasset" i kolonnen "Type". Der finner du alle feltene fra Entreprenør. De starter med e.

Når du skal sette inn kontaktperson finner du eKontakt og trykker "Sett inn".

Redigere xlsx regneark

Den følgende beskrivelsen bygger på følgende mal: Fil:Kalkyle.xlsx

Formler skal da være:

• KalkyleUtveksling_eDB: Kalkyle!G37
• KalkyleUtveksling_eKostnadGruppe1: Kalkyle!G16
• KalkyleUtveksling_eKostnadGruppe2: Kalkyle!G19
• KalkyleUtveksling_eKostnadGruppe3: Kalkyle!G31
• KalkyleUtveksling_eKostnadGruppe4: Kalkyle!G22
• KalkyleUtveksling_eKostnadGruppe5: Kalkyle!G34
• KalkyleUtveksling_eTimelonn: Kalkyle!G40
• KalkyleUtveksling_eTimetall: Kalkyle!G38

Legg merke til at de her skrives med ! mellom regnearket og celle-angivelsen. Videre at man ikke benytter = foran formelen.

Redigere docx tekst-dokument

Den følgende beskrivelsen bygger på følgende mal: Fil:Brev.docx

Ved åpning kan du få følgende melding

Du må "Aktiver redigering".

Deretter vil du få opp følgende medling

Du må velge "Ja"

Eks. Du skal tiltale kontakt-personen i brevet. Sett markøren på ønsket plass i dokumentet. Velg i menyen "Sett inn -> Hurtigdeler -> Felt".

Du får opp en dialogboks som ligner på denne:

Velg fanen "Dokumentinformasjon" og åpne fliken "Tilpasset" i kolonnen "Type". Der finner du alle feltene fra Entreprenør. De starter med e.

Når du skal sette inn kontaktperson finner du eKontakt og trykker "Sett inn".