Dokumentkonfigurasjon

Dokumentkonfigurasjon (configDocument)

Denne siden beskriver hvordan du konfigurerer dokumentrelaterte innstillinger i Padmin under menyvalget Konfigurasjon → Dokument.

Arbeidsflyt (anbefalt)

1. Sikre delarkiv – bruk knappen Sikre at standard delarkiv finnes for å opprette nødvendige delarkiv og tilhørende tilgangsgrupper.
2. Sikre arkivkoder – bruk knappen Sikre at standard arkivkoder finnes for å etablere et godt utgangspunkt.
3. Rediger tilgangsgrupper – vedlikehold medlemmer og grupper som brukes i rettighetsstyring. Se også Bruker-/gruppevedlikehold.

Merk: Det er ikke mulig å tildele rettigheter direkte til enkeltpersoner; all tildeling skjer til tilgangsgrupper. Medlemmene i en tilgangsgruppe kan derimot være enkeltpersoner eller grupper fra Konfigurasjon → Bruker (Spring Security).

---

Forutsetninger og roller

For å se og bruke menyen trenger du rettigheter til Konfigurasjon (ROLE_BASE_CONFIGURATION). Enkelte funksjoner kan i tillegg kreve andre roller (f.eks. generell dokumenttilgang via ROLE_DOCUMENT).

Navigasjon

1. Åpne sidepanelet.
2. Velg Konfigurasjon.
3. Klikk på Dokument.
4. Velg ønsket undermeny: Delarkiv, Arkivkode, Tilgangsgruppe, Tilgangsrettigheter eller Dokumentmal.

Delarkiv (archiveSub)

Formål: Definerer overordnede deler (delarkiv) som dokumenter og mapper organiseres under. Brukes for struktur, tilgangsarv og filtrering.

Viktige funksjoner:

• Sikre at standard delarkiv finnes: Oppretter delarkiv som systemet trenger. Sørger også for at en Tilgangsgruppe finnes for hvert relevante delarkiv.

Typiske oppgaver:

• Opprette/redigere/slette delarkiv
• Angi om et delarkiv er aktivt og ev. rekkefølge/visning
• Knytte standard Tilgangsgrupper for arv til underliggende innhold

Relasjoner:

• Arkivkoder legges normalt under et valgt delarkiv
• Tilganger kan arves fra delarkiv ned til mapper/dokumenter

Arkivkode (archiveCode)

Formål: Klassifiseringskoder (arkivkoder) som brukes ved opprettelse/organisering av mapper og for søk/filtrering.

Viktige funksjoner:

• Sikre at standard arkivkoder finnes: Oppretter et grunnlag av anbefalte arkivkoder.

Typiske oppgaver:

• Opprette/redigere/slette arkivkoder
• Knytte arkivkode til relevant Delarkiv
• Sette metadata (beskrivelse, gyldighet, ev. kassasjonsregel/automatisk nummerering der aktuelt)

Relasjoner:

• Arver ofte tilgang fra tilknyttet Delarkiv
• Kan brukes som grunnlag for standardmaler eller arbeidsflyt

Tilgangsgruppe (accessGroup)

Formål: Samle brukere/roller i grupper som tildeles tilgang til dokumentressurser.

Viktig prinsipp:

• All rettighetstildeling skjer til tilgangsgrupper (ikke direkte til enkeltpersoner). Medlemmer i en tilgangsgruppe kan være enkeltpersoner eller grupper slik de er definert under Konfigurasjon → Bruker (Spring Security). Se også Padmin:user_maintenance_nb.

Typiske oppgaver:

• Opprette/redigere/slette tilgangsgrupper
• Legge til/fjerne medlemmer (brukere eller grupper)
• Knytte grupper til Delarkiv, Arkivkode og/eller Dokumentmal

Beste praksis:

• Bruk grupper fremfor enkeltbrukere for enklere vedlikehold
• Ha separate grupper for lesing, skriving og administrasjon der det passer

Tilgangsrettigheter (accessPermission)

Formål: Detaljert styring av rettigheter for en tilgangsgruppe på en gitt ressurs.

• Ressurser: Delarkiv, mapper (arkivmapper) og dokumenter.
• Rettighetsnivåer: Lese, Skrive (skrive, slette) og Administrator (endre hvem som har hvilke rettigheter).
• Hvor redigeres rettigheter? Under delarkiv, mapper og dokument.
• Oversikten viser hvilke rettigheter som er gitt og til hvilken ressurs.

Tips:

• Start restriktivt og åpne gradvis ved behov
• Dokumenter avvik fra standardarv slik at teamet forstår hvorfor

Dokumentmal (documentTemplate)

Formål: Opprette og vedlikeholde maler som forenkler opprettelse av nye dokumenter, sikrer konsistens og forhåndsutfyller innhold/metadata.

Typiske oppgaver:

• Opprette/redigere/slette maler
• Definere plassholdere/variabler og standardmetadata
• Knytte maler til relevante Arkivkoder og Tilgangsgrupper
• Aktivere/deaktivere maler for bruk i produksjon

Anbefalinger:

• Gi maler tydelige navn og beskrivelser
• Test maler i begrenset omfang før bred utrulling

Foreslått detaljert arbeidsflyt

1. Opprett/vedlikehold Tilgangsgrupper som speiler ønskede ansvarsområder. Se Tilgangsgruppe og Padmin:user_maintenance_nb.
2. Sikre Delarkiv med Sikre at standard delarkiv finnes. Se Delarkiv.
3. Sikre Arkivkoder med Sikre at standard arkivkoder finnes. Se Arkivkode.
4. Tildel Tilgangsrettigheter på riktig nivå (delarkiv/mappe/dokument) til gruppene. Se Tilgangsrettigheter.
5. Lag ev. Dokumentmaler og knytt dem til relevante koder/grupper. Se Dokumentmal.
6. Test med en pilotbruker og verifiser at tilgang og malvalg fungerer som forventet.

Feilsøking

• Mangler et menyvalg? – Kontroller at brukeren har nødvendige roller (minst Konfigurasjon).
• Får ikke tilgang til mappe/dokument? – Sjekk arv: Delarkiv → Arkivkode → (Mappe/Dokument) og at gruppen har riktig rettighet.
• Feil mal vises/vises ikke? – Bekreft at malen er aktiv og knyttet til korrekt Arkivkode og/eller Delarkiv.

Se også

• Bruker- og gruppevedlikehold
• Dokumenter (brukerveiledning)
• Klassifisering og mappestruktur

Endringslogg

• 2026-06-24: Oppdatert terminologi (Delarkiv), arbeidsflyt, prinsipper og knappebeskrivelser.