Dokumentkonfigurasjon

Dokumentkonfigurasjon (configDocument)

Denne siden beskriver hvordan du konfigurerer dokumentrelaterte innstillinger i Padmin under menyvalget Konfigurasjon → Dokumentkonfigurasjon.

Menyområdet «Dokumentkonfigurasjon» inneholder følgende deler:

• Delarkiv (archiveSub)
• Arkivkode (archiveCode)
• Tilgangsgruppe (accessGroup)
• Tilgangstillatelser (accessPermission)
• Dokumentmal (documentTemplate)

Merk: Noen av funksjonene er merket som beta i grensesnittet.

Forutsetninger og roller

For å se og bruke menyen trenger du rettigheter til Konfigurasjon (ROLE_BASE_CONFIGURATION). Enkelte integrasjoner/funksjoner kan i tillegg kreve andre roller (f.eks. dokumenttilgang generelt via ROLE_DOCUMENT).

Navigasjon

1. Åpne sidepanelet.
2. Velg Konfigurasjon.
3. Klikk på Dokumentkonfigurasjon.
4. Velg ønsket undermeny: Arkivdel, Arkivkode, Tilgangsgruppe, Tilgangstillatelser eller Dokumentmal.

Arkivdel (archiveSub)

Formål: Definerer overordnede deler/underarkiv som dokumenter og mapper organiseres under. Brukes for struktur, tilgangsarv og filtrering.

Typiske oppgaver:

• Opprette/redigere/slette arkivdeler
• Angi om en arkivdel er aktiv og eventuelt rekkefølge/visning
• Knytte standard Tilgangsgrupper for arv til underliggende innhold

Relasjoner:

• Arkivkoder (archiveCode) legges normalt under en valgt Arkivdel
• Tilganger kan arves fra Arkivdel ned til mapper/dokumenter

Arkivkode (archiveCode)

Formål: Klassifiseringskoder eller mappetyper som brukes ved opprettelse/organisering av mapper og for søk/filtrering.

Typiske oppgaver:

• Opprette/redigere/slette arkivkoder
• Knytte arkivkode til relevant Arkivdel
• Sette metadata (for eksempel beskrivelse, gyldighet eller automatisk nummerering der aktuelt)

Relasjoner:

• Arver ofte tilgang fra tilknyttet Arkivdel
• Kan brukes som grunnlag for standardmaler eller arbeidsflyt

Tilgangsgruppe (accessGroup)

Formål: Samle brukere/roller i grupper som tildeles tilgang til dokumentressurser.

Typiske oppgaver:

• Opprette/redigere/slette tilgangsgrupper
• Legge til/fjerne medlemmer (brukere/roller)
• Knytte grupper til Arkivdel, Arkivkode og/eller Dokumentmal

Beste praksis:

• Bruk grupper fremfor enkeltbrukere for enklere vedlikehold
• Ha separate grupper for lesing, redigering og administrasjon der det passer

Tilgangstillatelser (accessPermission)

Formål: Detaljert styring av rettigheter (for eksempel lese, opprette, redigere, slette, dele) for en Tilgangsgruppe på en gitt ressurs.

Typiske oppgaver:

• Definere hvilke handlinger en gruppe kan utføre på en Arkivdel/Arkivkode/mal
• Justere arv: overstyre strengere eller åpne mer der det er nødvendig

Tips:

• Start restriktivt og åpne gradvis ved behov
• Dokumenter avvik fra standardarv slik at teamet forstår hvorfor

Dokumentmal (documentTemplate)

Formål: Opprette og vedlikeholde maler som forenkler opprettelse av nye dokumenter, sikrer konsistens og forhåndsutfyller innhold/metadata.

Typiske oppgaver:

• Opprette/redigere/slette maler
• Definere plassholdere/variabler og standardmetadata
• Knytte maler til relevante Arkivkoder og Tilgangsgrupper
• Aktivere/deaktivere maler for bruk i produksjon

Anbefalinger:

• Gi maler tydelige navn og beskrivelser
• Test maler i begrenset omfang før bred utrulling

Foreslått arbeidsflyt

1. Opprett Tilgangsgrupper som speiler ønskede ansvarsområder.
2. Definer Arkivdeler for å etablere hovedstrukturen og eventuell standardarv av tilgang.
3. Opprett nødvendige Arkivkoder innenfor hver arkivdel.
4. Tildel Tilgangstillatelser per nivå (arkivdel/arkivkode) til riktige grupper.
5. Lag Dokumentmaler og knytt dem til relevante koder/grupper.
6. Test med en pilotbruker og verifiser at tilgang og malvalg fungerer som forventet.

Feilsøking

• Mangler et menyvalg? – Kontroller at brukeren har nødvendige roller (minst Konfigurasjon).
• Får ikke tilgang til mappe/dokument? – Sjekk arv: Arkivdel → Arkivkode → (Mappe/Dokument) og at gruppen har riktig tillatelse.
• Feil mal vises/vises ikke? – Bekreft at malen er aktiv og knyttet til korrekt Arkivkode og/eller Arkivdel.

Se også

• Dokumenter (brukerveiledning)
• Brukere og roller
• Klassifisering og mappestruktur

Endringslogg

• 2026-06-24: Første versjon av siden om dokumentkonfigurasjon.