Dokumenthåndtering

Oversikt dokumenthåndtering

Før du kan benytte dokumenthåndteringen må arbeidsstasjonen være forberedt: Klargjøre arbeidsstasjon

NB! Her må skrives om prosessen, og hvordan den er forskjellig fra å bare ta opp en tekstbehandler og skrive i vei.

Hvor kan dokument opprettes og behandles?

Dokument kan er knyttet til mange objekter i Entreprenør. F.eks:

• Kunde
• Tilbud
• Prosjekt
• Avvik

Opprette og redigere dokument

F.eks inne på prosjekt under fanen Dokument

Trykk og du får opp dialogen:

Velg mal og trykk .

Du får opp dokumentbeskrivelsen til det nye dokumentet:

Trykk for å redigere innholdet i dokumentet.

Når du er ferdig med å redigere dokumentet, lagrer du og lukker dokumentet i eksempelvis LibreOffice. Dette vil lagre en midlertidig kopi på serveren. Skjermbildet i Entreprenør vil se slik ut:

Trykk for å lagre endringene i databasen.

Eller trykk for å slette de midlertidige filene og forkaste alle endringer.

Ferdigstilling av dokument

ferdigstiller dokumentet.

Ferdigstilling innebærer:

• Påføring av ferdigdato, kassasjonsdato, journalnummer og journalår
• Oppdatere felter i dokumentet.
• Konvertere til PDF.

Oversikt over åpne dokumenter / Feilsøking

Under menyvalget "Konfigurasjon | Åpne dokumenter" kan administrator se hvilke dokumenter som er åpnet for redigering.

Herfra kan administrator:

• Åpne dokumentet ved å klikke på linken. NB! Merk at dersom eventuelle endringer og lagring vil overskrive endringer som opprinnelig forfatter har gjort, samt forhindre at opprinnelig forfatter får lagret sine endringer!
• Dokument kan fjernes fra oversikten, samt slette midlertidige filer ved å merke dokumentet og trykke

Opplasting av mange dokument - Dra og slipp

Inne i alle dokumentmapper finnes funksjonalitet for å laste opp (mange) dokumenter:

Forberedelser

Du må velge status:

Du må finne dokumenter med enten

eller slippe dokumenter på

Resultatet vil ligne på:

Opplasting

Dersom nøkkelordet er satt starter opplastingen automatisk. Hvis ikke må du trykke på laster opp filene og oppretter et dokument for hver fil.

Resultatet av opplastingen vil ligne på:

Hva kan lastes opp

Hva	Hvordan	Obs
Dokument/Filer, de fleste formater. Inntil 100MB.	Søk fram dokument/fil med en utforsker slippes i slipp-sonen
Outlook	Vedlegg fra epost slippes i slipp-sonen	Du må ha et tillegg installert i Outlook som lagrer mdilertidig til disk. Installere tillegg til Outlook
Thunderbird	Vedlegg slippes i slipp-sonen.	Ekstern epost må være konfigurert. Du må være logget på med samme konto i både Entreprenør og Thunderbird. Må slippe en av gangen.

Opplasting av epost - Dra og slipp

Inne i alle epostmapper finnes funksjonalitet for å laste opp epost:

Hvilke epost-typer kan lastes opp

Hva	Hvordan	Obs
Filer av typene eml og msg	Lagre epost til disk, deretter slippes de i slipp-sonen	msg format er uten formattering.
Outlook	Epost slippes i slipp-sonen	Du må ha et tillegg installert i Outlook som lagrer mdilertidig til disk. Installere tillegg til Outlook Epost mister formattering.
Thunderbird	Epost slippes i slipp-sonen.	Ekstern epost må være konfigurert. Du må være logget på med samme konto i både Entreprenør og Thunderbird. Epost må legges til en av gangen. Thunderbird

Flytte dokument

Dokument kan flyttes fra en mappe til en annen mappe. Du finner menyvalget inne på dokumentet:

Du får opp en dialogboks med alle aktive mapper som du har tilgang i hele databasen, i alle delarkiv. Benytt søk for å begrense utvalget.

Oppdatere standardmapper på kunde, tilbud, prosjekt eller ansatt

Åpne fanen "Dokumentbehandling", trykk mere-menyen og velg oppdater med standardmapper.