Forskjell mellom versjoner av «Dokumentmaler»

Fra prprWiki
Hopp til navigeringHopp til søk
 
(30 mellomliggende revisjoner av samme bruker vises ikke)
Linje 5: Linje 5:
  
 
[[Fil:dokmal01.png]]
 
[[Fil:dokmal01.png]]
 +
 +
== Dokumentmal ==
 +
Kalkylemal kan se slik ut:
 +
 +
[[Fil:dokmal09.png]]
 +
 +
Mal-typer defineres i nøkkelord:
 +
 +
[[Fil:dokmal10.png]]
 +
 +
Legg merke til nøkkelordet "DokumentTypeOppdatereDB". Entreprenør henter data fra regnearkmaler av av denne typen, slik beskrevet senere i dette dokument.
  
 
Entreprenør har anledning til å overføre data fra databasen til dokumentene slik at de er helt eller delvis forhåndsutfylt. Tilpasning av dokumentmaler innebærer i hovedsak å erstatte faste data med felter fra databasen.
 
Entreprenør har anledning til å overføre data fra databasen til dokumentene slik at de er helt eller delvis forhåndsutfylt. Tilpasning av dokumentmaler innebærer i hovedsak å erstatte faste data med felter fra databasen.
Linje 15: Linje 26:
 
*xlsx: regneark i nyere Microsoft format, som kan redigeres med f.eks. Microsoft Excel.
 
*xlsx: regneark i nyere Microsoft format, som kan redigeres med f.eks. Microsoft Excel.
 
*docx: tekst-dokument i nyere Mircosoft format, som kan redigeres med f.eks. Microsoft Word.
 
*docx: tekst-dokument i nyere Mircosoft format, som kan redigeres med f.eks. Microsoft Word.
 +
 +
Andre formater kan benyttes, men da uten overføring av data mellom Entreprenør og dokumentet.
 +
 +
Når du skal redigere innholdet i dokumentmalen trykker du [[fil:dokmal16.png]].
 +
 +
Når du er ferdig med redigering lukker du dokumentbehandleren (f.eks. LibreOffice) og bekrefter lagring av dokumentet. Dokumentet blir da lagret til serverens filsystem.
 +
 +
'''Til slutt må du trykke [[Fil:dokmal18.png]] for at databasen skal oppdateres.'''
 +
 +
[[fil:dokmal17.png]]
  
 
== Regnearkmaler ==
 
== Regnearkmaler ==
−
Entreprenør overfører en rekke felter fra databasen til regnearket "Utveksling" i arbeidsboken.
+
'''NB! Den følgende beskrivelsen er generell, men alle eksemplene er laget med LibreOffice Calc. Et eget kapittel beskriver hvordan dette gjøres annerledes i MS Excel.'''
 +
 
 +
Den følgende beskrivelsen bygger på følgende mal: [[fil:kalkyle.ods]]
 +
 
 +
Entreprenør overfører en rekke felter fra databasen til regnearket "Utveksling" i arbeidsboken. I Kolonne A står feltnavnet, i Kolonne B står verdi / formel. Du kan hvorsomhelst i regnearket hente disse feltene i formler. Eks. Du skal vise kunde-navnet i kalkyle. Formel: =eKunde
  
 
[[Fil:dokmal02.png]]
 
[[Fil:dokmal02.png]]
Linje 31: Linje 56:
 
*eKostnadGruppe5
 
*eKostnadGruppe5
  
 +
'''Alle gule felter i kalkyle-arket er overført fra underkalkyler.'''
 +
 +
Videre overføres postene fra regnearket til beskrivelsen på tilbud / prosjekt. Dette forutsetter at post-listen ser slik ut:
 +
 +
[[Fil:dokmal03.png]]
 +
 +
Legg merke til at utvidet beskrivelse ligger ute til høyre, normalt utenfor synsfelt.
 +
 +
I konfigurasjonen finner vi igjen følgende settinger som påvirker dette:
 +
 +
[[Fil:dokmal04.png]]
 +
 +
*DokumentKalkBeskArk = Kalkyle -> Beskrivelsen ligger på regnearket som heter "Kalkyle"
 +
*DokumentKalkBeskKol = 9 -> Kolonnen "post" er den 9. kolonnen i regnearket, deretter følger kode, beskrivelse, enhet, mengde og pris i den rekkefølgen og uten tomme kolonner.
 +
*DokumentKalkBeskRad = 9 -> I den 9. raden skal entreprenør begynne å søke etter nøkkelordet "Post", i den kolonnen som er angitt over. Alle påfølgende rader vil bli overført dersom det finnes en beskrivelse". Overføringen slutter når nøkkelordet "Sum" treffes.
 +
*DokumentKalkUtvidetBeskKol = 19 -> i denne kolonnen, på samme rad som resten av posten hentes den utvidede beskrivelsen. Dersom den utvidede beskrivelsen inneholder flere linjer skilles disse med linjene med [[Fil:dokmal05.png]].
 +
 +
Vi legger opp til at arket "Kalkyle" benyttes til å stille opp kostnadsbildet ved siden av inntektsbildet.
 +
 +
[[Fil:dokmal07.png]]
 +
 +
Når regnearket begynner å bli ferdig er det viktig å ta vare på formlene:
 +
 +
[[Fil:dokmal06.png]]
 +
 +
Det enkleste er å beregne verdiene i arket "Kalkyle" og kun benytte henvisning fra arket "Utveksling"
 +
 +
Innimellom blir arket "Utveksling" ubrukelig, for eksempel ved at systemet tolker innholdet til å være mer enn 100.000 rader og blir dermed uholdbart tregt. Da sletter man rett og slett arket "Utveksling" og lar systemet gjenopprette dette arket.
 +
 +
=== Underkalkyle ===
 +
Her er et eksempel på underkalkyle:
  
−
Type = kalkyle
+
[[Fil:dokmal08.png]]
  
−
Feltene
+
*Rad 2 overføres til sine respektive deler av kalkyle-fanen
 +
*C24-C29 benyttes for utvidet beskrivelse
 +
*C34 slår sammen tekstene i C24-C29 til et overførbart format
  
 
== Tekst-dokumentmaler ==
 
== Tekst-dokumentmaler ==
 +
'''NB! Den følgende beskrivelsen er generell, men alle eksemplene er laget med LibreOffice Writer. Et eget kapittel beskriver hvordan dette gjøres annerledes i MS Word.'''
 +
 +
Den følgende beskrivelsen bygger på følgende mal: [[fil:brev.odt]]
  
−
== Redigere ods regneark ==
+
Entreprenør overfører en rekke felter fra databasen til tekst-dokumentet. Du kan hvorsomhelst i dokumentet sette inn disse verdiene.
  
−
== Redigere odt tekst-dokument ==
+
Eks. Du skal tiltale kontakt-personen i brevet. Sett markøren på ønsket plass i dokumentet. Velg i menyen "Sett inn -> Felt -> Andre felt" (eller trykk CTRL+F2). Du får opp en dialogboks som ligner på denne:
 +
 
 +
[[Fil:dokmal11.png]]
 +
 
 +
Velg fanen "Dokumentinformasjon" og åpne fliken "Tilpasset" i kolonnen "Type". Der finner du alle feltene fra Entreprenør. De starter med e.
 +
 
 +
Når du skal sette inn kontaktperson finner du eKontakt og trykker "Sett inn".
 +
 
 +
===Felt fra ansatt===
 +
Felt fra ansatt overføres tilsvarende felt for kunde.
 +
{| class="wikiTable"
 +
!Ansatt
 +
!Felt i dokument
 +
|-
 +
|Navn
 +
|eKunde, eKontakt
 +
|-
 +
|Adresse
 +
|eKundeAdresse
 +
|-
 +
|Postnummer
 +
|eKundePostnummer
 +
|-
 +
|Poststed
 +
|eKundePoststed
 +
|-
 +
|Ansattnummer
 +
|eKundeNummer
 +
|}
  
 
== Redigere xlsx regneark ==
 
== Redigere xlsx regneark ==
 +
Den følgende beskrivelsen bygger på følgende mal: [[Fil:Kalkyle.xlsx]]
 +
 +
Formler skal da være:
 +
*KalkyleUtveksling_eDB: Kalkyle!G37
 +
*KalkyleUtveksling_eKostnadGruppe1: Kalkyle!G16
 +
*KalkyleUtveksling_eKostnadGruppe2: Kalkyle!G19
 +
*KalkyleUtveksling_eKostnadGruppe3: Kalkyle!G31
 +
*KalkyleUtveksling_eKostnadGruppe4: Kalkyle!G22
 +
*KalkyleUtveksling_eKostnadGruppe5: Kalkyle!G34
 +
*KalkyleUtveksling_eTimelonn: Kalkyle!G40
 +
*KalkyleUtveksling_eTimetall: Kalkyle!G38
 +
 +
Legg merke til at de her skrives med ! mellom regnearket og celle-angivelsen. Videre at man ikke benytter = foran formelen.
  
 
== Redigere docx tekst-dokument ==
 
== Redigere docx tekst-dokument ==
 +
Den følgende beskrivelsen bygger på følgende mal: [[fil:brev.docx]]
 +
 +
Ved åpning kan du få følgende melding [[fil:dokmal13.png]]
 +
 +
Du må "Aktiver redigering".
 +
 +
Deretter vil du få opp følgende medling [[fil:dokmal14.png]]
 +
 +
Du må velge "Ja"
 +
 +
Når du skal sette inn felt-verdier i malen plasseres markøren på ønsket plass i dokumentet. Velg i menyen "Sett inn -> Hurtigdeler -> Felt".
 +
 +
[[Fil:dokmal15.png]]
 +
 +
Du får opp en dialogboks som ligner på denne:
 +
 +
[[Fil:dokmal12.png]]
 +
 +
Velg kategorien "Dokumentinformasjon" og feltnavnet "DocProperty". Der finner du alle feltene fra Entreprenør. De starter med e.
 +
 +
==Hjelp - dokumentfelt blir ikke oppdatert i Word==
 +
#Merk alt (Ctrl + a)
 +
#Lås opp felt (Ctrl + Shift + F11)
 +
#Oppdater felt (F9)
 +
#Gjenta for topptekst og bunntekst
 +
 +
==Hjelp - celler blir ikke beregnet på nytt i LibreOffice Calc==
 +
*Åpne innstillinger
 +
**Windows/Linux: Tools -> Preferences eller Verktøy -> Innstillinger
 +
**Mac: LibreOffice -> Preferences
 +
*LibreOffice Calc -> Formel
 +
**Regn ut på nytt ved innlasting
 +
[[file:calc01.png]]
 +
 +
==Celler blir fremdeles ikke beregnet på nytt==
 +
Det kan være feil i formattering / formel.
 +
#Trykk Ctrl + 1 og fjern formattering - altså sett standard [[file:calc02.png]]
 +
#Trykk F2 for å redigere cellen, trykk deretter et mellomrom til slutt og Enter

Nåværende revisjon fra 25. aug. 2021 kl. 16:02

Forberedelser: Klargjøre_arbeidsstasjon_for_dokumentredigering

Dokumentmaloversikt

Dokumentmaloversikten inneholder alle dine gyldige dokumentmaler.

Dokmal01.png

Dokumentmal

Kalkylemal kan se slik ut:

Dokmal09.png

Mal-typer defineres i nøkkelord:

Dokmal10.png

Legg merke til nøkkelordet "DokumentTypeOppdatereDB". Entreprenør henter data fra regnearkmaler av av denne typen, slik beskrevet senere i dette dokument.

Entreprenør har anledning til å overføre data fra databasen til dokumentene slik at de er helt eller delvis forhåndsutfylt. Tilpasning av dokumentmaler innebærer i hovedsak å erstatte faste data med felter fra databasen.

Dette gjøres noe forskjellig avhengig av hvilken type dokumentbehandler du benytter.

Entreprenør støtter følgende formater:

  • ods: regneark i open document format, som kan redigeres med f.eks. OpenOffice Calc eller LibreOffice Calc.
  • odt: tekst-dokument i open document format, som kan redigeres med f.eks. OpenOffice Writer eller LibreOffice Writer.
  • xlsx: regneark i nyere Microsoft format, som kan redigeres med f.eks. Microsoft Excel.
  • docx: tekst-dokument i nyere Mircosoft format, som kan redigeres med f.eks. Microsoft Word.

Andre formater kan benyttes, men da uten overføring av data mellom Entreprenør og dokumentet.

Når du skal redigere innholdet i dokumentmalen trykker du Dokmal16.png.

Når du er ferdig med redigering lukker du dokumentbehandleren (f.eks. LibreOffice) og bekrefter lagring av dokumentet. Dokumentet blir da lagret til serverens filsystem.

Til slutt må du trykke Dokmal18.png for at databasen skal oppdateres.

Dokmal17.png

Regnearkmaler

NB! Den følgende beskrivelsen er generell, men alle eksemplene er laget med LibreOffice Calc. Et eget kapittel beskriver hvordan dette gjøres annerledes i MS Excel.

Den følgende beskrivelsen bygger på følgende mal: Fil:Kalkyle.ods

Entreprenør overfører en rekke felter fra databasen til regnearket "Utveksling" i arbeidsboken. I Kolonne A står feltnavnet, i Kolonne B står verdi / formel. Du kan hvorsomhelst i regnearket hente disse feltene i formler. Eks. Du skal vise kunde-navnet i kalkyle. Formel: =eKunde

Dokmal02.png

Følgende felt overføres fra regnearket til databasen ved lagring:

  • eTimetall
  • eDB
  • eTimelonn
  • eKostnadGruppe1
  • eKostnadGruppe2
  • eKostnadGruppe3
  • eKostnadGruppe4
  • eKostnadGruppe5

Alle gule felter i kalkyle-arket er overført fra underkalkyler.

Videre overføres postene fra regnearket til beskrivelsen på tilbud / prosjekt. Dette forutsetter at post-listen ser slik ut:

Dokmal03.png

Legg merke til at utvidet beskrivelse ligger ute til høyre, normalt utenfor synsfelt.

I konfigurasjonen finner vi igjen følgende settinger som påvirker dette:

Dokmal04.png

  • DokumentKalkBeskArk = Kalkyle -> Beskrivelsen ligger på regnearket som heter "Kalkyle"
  • DokumentKalkBeskKol = 9 -> Kolonnen "post" er den 9. kolonnen i regnearket, deretter følger kode, beskrivelse, enhet, mengde og pris i den rekkefølgen og uten tomme kolonner.
  • DokumentKalkBeskRad = 9 -> I den 9. raden skal entreprenør begynne å søke etter nøkkelordet "Post", i den kolonnen som er angitt over. Alle påfølgende rader vil bli overført dersom det finnes en beskrivelse". Overføringen slutter når nøkkelordet "Sum" treffes.
  • DokumentKalkUtvidetBeskKol = 19 -> i denne kolonnen, på samme rad som resten av posten hentes den utvidede beskrivelsen. Dersom den utvidede beskrivelsen inneholder flere linjer skilles disse med linjene med Dokmal05.png.

Vi legger opp til at arket "Kalkyle" benyttes til å stille opp kostnadsbildet ved siden av inntektsbildet.

Dokmal07.png

Når regnearket begynner å bli ferdig er det viktig å ta vare på formlene:

Dokmal06.png

Det enkleste er å beregne verdiene i arket "Kalkyle" og kun benytte henvisning fra arket "Utveksling"

Innimellom blir arket "Utveksling" ubrukelig, for eksempel ved at systemet tolker innholdet til å være mer enn 100.000 rader og blir dermed uholdbart tregt. Da sletter man rett og slett arket "Utveksling" og lar systemet gjenopprette dette arket.

Underkalkyle

Her er et eksempel på underkalkyle:

Dokmal08.png

  • Rad 2 overføres til sine respektive deler av kalkyle-fanen
  • C24-C29 benyttes for utvidet beskrivelse
  • C34 slår sammen tekstene i C24-C29 til et overførbart format

Tekst-dokumentmaler

NB! Den følgende beskrivelsen er generell, men alle eksemplene er laget med LibreOffice Writer. Et eget kapittel beskriver hvordan dette gjøres annerledes i MS Word.

Den følgende beskrivelsen bygger på følgende mal: Fil:Brev.odt

Entreprenør overfører en rekke felter fra databasen til tekst-dokumentet. Du kan hvorsomhelst i dokumentet sette inn disse verdiene.

Eks. Du skal tiltale kontakt-personen i brevet. Sett markøren på ønsket plass i dokumentet. Velg i menyen "Sett inn -> Felt -> Andre felt" (eller trykk CTRL+F2). Du får opp en dialogboks som ligner på denne:

Dokmal11.png

Velg fanen "Dokumentinformasjon" og åpne fliken "Tilpasset" i kolonnen "Type". Der finner du alle feltene fra Entreprenør. De starter med e.

Når du skal sette inn kontaktperson finner du eKontakt og trykker "Sett inn".

Felt fra ansatt

Felt fra ansatt overføres tilsvarende felt for kunde.

Ansatt Felt i dokument
Navn eKunde, eKontakt
Adresse eKundeAdresse
Postnummer eKundePostnummer
Poststed eKundePoststed
Ansattnummer eKundeNummer

Redigere xlsx regneark

Den følgende beskrivelsen bygger på følgende mal: Fil:Kalkyle.xlsx

Formler skal da være:

  • KalkyleUtveksling_eDB: Kalkyle!G37
  • KalkyleUtveksling_eKostnadGruppe1: Kalkyle!G16
  • KalkyleUtveksling_eKostnadGruppe2: Kalkyle!G19
  • KalkyleUtveksling_eKostnadGruppe3: Kalkyle!G31
  • KalkyleUtveksling_eKostnadGruppe4: Kalkyle!G22
  • KalkyleUtveksling_eKostnadGruppe5: Kalkyle!G34
  • KalkyleUtveksling_eTimelonn: Kalkyle!G40
  • KalkyleUtveksling_eTimetall: Kalkyle!G38

Legg merke til at de her skrives med ! mellom regnearket og celle-angivelsen. Videre at man ikke benytter = foran formelen.

Redigere docx tekst-dokument

Den følgende beskrivelsen bygger på følgende mal: Fil:Brev.docx

Ved åpning kan du få følgende melding Dokmal13.png

Du må "Aktiver redigering".

Deretter vil du få opp følgende medling Dokmal14.png

Du må velge "Ja"

Når du skal sette inn felt-verdier i malen plasseres markøren på ønsket plass i dokumentet. Velg i menyen "Sett inn -> Hurtigdeler -> Felt".

Dokmal15.png

Du får opp en dialogboks som ligner på denne:

Dokmal12.png

Velg kategorien "Dokumentinformasjon" og feltnavnet "DocProperty". Der finner du alle feltene fra Entreprenør. De starter med e.

Hjelp - dokumentfelt blir ikke oppdatert i Word

  1. Merk alt (Ctrl + a)
  2. Lås opp felt (Ctrl + Shift + F11)
  3. Oppdater felt (F9)
  4. Gjenta for topptekst og bunntekst

Hjelp - celler blir ikke beregnet på nytt i LibreOffice Calc

  • Åpne innstillinger
    • Windows/Linux: Tools -> Preferences eller Verktøy -> Innstillinger
    • Mac: LibreOffice -> Preferences
  • LibreOffice Calc -> Formel
    • Regn ut på nytt ved innlasting

Calc01.png

Celler blir fremdeles ikke beregnet på nytt

Det kan være feil i formattering / formel.

  1. Trykk Ctrl + 1 og fjern formattering - altså sett standard Calc02.png
  2. Trykk F2 for å redigere cellen, trykk deretter et mellomrom til slutt og Enter
Hentet fra «https://www.prpr.no/wiki/index.php?title=Dokumentmaler&oldid=3446»