Oversikt dokumenthåndtering

• Konfigurasjon dokumenthåndtering

Oversikt

Dokumenthåndteringen er hierarkisk organisert i flere delarkiv.

Hvert delarkiv kan deles videre i mapper og under-mapper.

Dokumenter lagres i mapper.

Arkivnøkkel benyttes for sortering og standardisert håndtering av dokumenter.

Delarkiv

Delarkiv kan sammenlignes med et arkiv-skap.

På øverste nivå finnes skuffer, som tilsvarer mapper i delarkivet.

I hver skuff kan man legge mapper. I hver av disse mappene kan man lage nye mapper og / eller dokument.

På hvert nivå kan man angi standard-verdier og tilgangskontroll. Dette kan videre defineres for hvert enkelt dokument.

Ved installasjon opprettes flere standard delarkiv.

• ADM: Administrasjon/Fellesarkiv
• IK: Internkontroll
• PERS: Personal
• PRSJ: Prosjekt
• TILB: Tilbud

Mappe

En mappe samler mapper og dokument som hører sammen.

Dokument

I dokument beskrives og lagres et dokument.

Beskrivelsen består av Dokumentinformasjon, Arkiv og Tilgangskontroll.

Tilgangskontroll

Standard lese-tilgang er definert på den enkelte ansatte:

• Adgang lese, skrive: gir tilgang til å lese alle dokumenter som ikke er begrenset.
• Adgang mobil: gir tilgang til alle dokumenter i utemodul.
• Adgang admin: gir tilgang til absolutt alle dokumenter.

Standard skrive-tilgang er definert på den enkelte ansatte:

• Adgang skrive: gir tilgang til å skrive alle lesbare dokumenter hvor skrivetilgang ikke er begrenset.
• Adgang mobil: gir samme tilgang som "Adgang skrive", avgrenset til utemodul.
• Adgang admin: gir tilgang til å skrive absolutt alle dokumenter.

Begrense tilgang til å lese / skrive delarkiv, mapper og dokumenter

Endringer i tilgangskontroll har til hensikt å begrense tilgang.

Tilgang gis til brukere som tilfredsstiller minst et av kravene. Vi ser på eksempelet under:

Lesetilgang er gitt til alle som:

• er admin
• eller har tilgang til modulen Kvalitet
• eller innehar rollen Kvalitet
• eller er den navngitte personen Demo Bruker

Skrivetilgang er gitt til alle som:

• er admin
• eller innehar rollen Kvalitet

Personer som ikke har tilgang til et delarkiv vil IKKE få delarkivet opp i oversikten. Det samme gjelder for mapper og dokument.

Arkivnøkkel

Arkivnøkkel benyttes til å beskrive det dokuments innhold uavhengig av hvor i arkivet dokumentet befinner seg.

Blant settingene for arkivnøkkelen er normal kassasjonstid og lese- / skrive-tilgang.

Under oppbygging av arkivet settes standard arkivnøkkel for hvert enkelt delarkiv.

Når arkivet benyttes settes standard arkivnøkkel for hver enkelt mappe.

Under dokumentproduksjon settes arkivnøkkel for hvert enkelt dokument.