Forskjell mellom versjoner av «Oversikt dokumenthåndtering»
| (12 mellomliggende revisjoner av samme bruker vises ikke) | |||
| Linje 27: | Linje 27: | ||
*PRSJ: Prosjekt | *PRSJ: Prosjekt | ||
*TILB: Tilbud | *TILB: Tilbud | ||
| + | |||
| + | ==Mappe== | ||
| + | En mappe samler mapper og dokument som hører sammen. | ||
| + | |||
| + | ==Dokument== | ||
| + | I dokument beskrives og lagres et dokument. | ||
| + | |||
| + | Beskrivelsen består av Dokumentinformasjon, Arkiv og Tilgangskontroll. | ||
| + | |||
| + | [[fil:dok12.png]] | ||
==Tilgangskontroll== | ==Tilgangskontroll== | ||
| Linje 39: | Linje 49: | ||
*Adgang admin: gir tilgang til å skrive absolutt alle dokumenter. | *Adgang admin: gir tilgang til å skrive absolutt alle dokumenter. | ||
| − | === | + | ===Begrense tilgang til å lese / skrive delarkiv, mapper og dokumenter=== |
Endringer i tilgangskontroll har til hensikt å '''begrense''' tilgang. | Endringer i tilgangskontroll har til hensikt å '''begrense''' tilgang. | ||
| Linje 56: | Linje 66: | ||
*eller innehar rollen Kvalitet | *eller innehar rollen Kvalitet | ||
| − | {| | + | {| class="wikitable" style="border-style: solid; border-width: 2px" |
| − | Personer som ikke har tilgang til et delarkiv vil '''IKKE''' få delarkivet opp i oversikten. Det samme gjelder for mapper og dokument. | + | |Personer som ikke har tilgang til et delarkiv vil '''IKKE''' få delarkivet opp i oversikten. Det samme gjelder for mapper og dokument. |
|} | |} | ||
==Arkivnøkkel== | ==Arkivnøkkel== | ||
| + | Arkivnøkkel benyttes til å beskrive det dokuments innhold uavhengig av hvor i arkivet dokumentet befinner seg. | ||
| + | |||
| + | Blant settingene for arkivnøkkelen er normal kassasjonstid og lese- / skrive-tilgang. | ||
| + | |||
| + | [[fil:arkivnokkel01.png]] | ||
| + | |||
| + | Under oppbygging av arkivet settes standard arkivnøkkel for hvert enkelt delarkiv. | ||
| + | |||
| + | Når arkivet benyttes settes standard arkivnøkkel for hver enkelt mappe. | ||
| + | |||
| + | Under dokumentproduksjon settes arkivnøkkel for hvert enkelt dokument. | ||
[[fil:dok-oversikt.png]] | [[fil:dok-oversikt.png]] | ||
Nåværende revisjon fra 19. aug. 2015 kl. 12:41
Oversikt
Dokumenthåndteringen er hierarkisk organisert i flere delarkiv.
Hvert delarkiv kan deles videre i mapper og under-mapper.
Dokumenter lagres i mapper.
Arkivnøkkel benyttes for sortering og standardisert håndtering av dokumenter.
Delarkiv
Delarkiv kan sammenlignes med et arkiv-skap.
På øverste nivå finnes skuffer, som tilsvarer mapper i delarkivet.
I hver skuff kan man legge mapper. I hver av disse mappene kan man lage nye mapper og / eller dokument.
På hvert nivå kan man angi standard-verdier og tilgangskontroll. Dette kan videre defineres for hvert enkelt dokument.
Ved installasjon opprettes flere standard delarkiv.
- ADM: Administrasjon/Fellesarkiv
- IK: Internkontroll
- PERS: Personal
- PRSJ: Prosjekt
- TILB: Tilbud
Mappe
En mappe samler mapper og dokument som hører sammen.
Dokument
I dokument beskrives og lagres et dokument.
Beskrivelsen består av Dokumentinformasjon, Arkiv og Tilgangskontroll.
Tilgangskontroll
Standard lese-tilgang er definert på den enkelte ansatte:
- Adgang lese, skrive: gir tilgang til å lese alle dokumenter som ikke er begrenset.
- Adgang mobil: gir tilgang til alle dokumenter i utemodul.
- Adgang admin: gir tilgang til absolutt alle dokumenter.
Standard skrive-tilgang er definert på den enkelte ansatte:
- Adgang skrive: gir tilgang til å skrive alle lesbare dokumenter hvor skrivetilgang ikke er begrenset.
- Adgang mobil: gir samme tilgang som "Adgang skrive", avgrenset til utemodul.
- Adgang admin: gir tilgang til å skrive absolutt alle dokumenter.
Begrense tilgang til å lese / skrive delarkiv, mapper og dokumenter
Endringer i tilgangskontroll har til hensikt å begrense tilgang.
Tilgang gis til brukere som tilfredsstiller minst et av kravene. Vi ser på eksempelet under:
Lesetilgang er gitt til alle som:
- er admin
- eller har tilgang til modulen Kvalitet
- eller innehar rollen Kvalitet
- eller er den navngitte personen Demo Bruker
Skrivetilgang er gitt til alle som:
- er admin
- eller innehar rollen Kvalitet
| Personer som ikke har tilgang til et delarkiv vil IKKE få delarkivet opp i oversikten. Det samme gjelder for mapper og dokument. |
Arkivnøkkel
Arkivnøkkel benyttes til å beskrive det dokuments innhold uavhengig av hvor i arkivet dokumentet befinner seg.
Blant settingene for arkivnøkkelen er normal kassasjonstid og lese- / skrive-tilgang.
Under oppbygging av arkivet settes standard arkivnøkkel for hvert enkelt delarkiv.
Når arkivet benyttes settes standard arkivnøkkel for hver enkelt mappe.
Under dokumentproduksjon settes arkivnøkkel for hvert enkelt dokument.
